Hoe houd ik overzicht?

Grip houden in de waan van de dag betekent overzicht houden. Alle timemanagement-trainingen starten bij overzicht.

Zonder overzicht geven onze hersenen ons een signaal van onrust af: Help! Stress! Druk! Veel!
Mét overzicht houden we het hoofd makkelijker koel: Okee. ’t Is best druk. Hoe ga ik dit eens slim aanpakken?

Wat blijkt uit onderzoek: onze hersens geven dat onrustsignaal af als ze meer dan 7 à 8 ballen in de lucht moeten houden. Onthoud dat getal: 7 à 8.

Dus als we kijken naar een lijstje van 7 geordende items blijven onze hersens rustig. Maar als we kijken naar een lijstje van 9 of meer items kriskras door elkaar heen, slaan onze hersenen alarm. Help! Druk! Veel!

Kijk maar eens naar onderstaande foto’s, dan zie je wat ik bedoel.

Uit: “Opruimen, dat is de kunst!” Ursus Wehrli, uitgeverij de Harmonie

Ja maar! We hebben veel meer dan 7 à 8 dingen te doen in ons (werkend) leven! Hoe houden we ons hoofd dan rustig? Antwoord: door alles wat we willen doen te clusteren in max 7 à 8 domeinen.

Dat is wat deze onderstaande oefening doet: al je taken clusteren, net als op de foto’s. De oefening richt zich op je werk, maar je kunt deze oefening ook toepassen op je hele leven. Werk is dan waarschijnlijk één van de clusters.

Oefening Overzicht Creëeren

Wat? Je maakt maximaal 7 à 8 clusters (bakken), met daarin al jouw taken overzichtelijk gegroepeerd.

Waarom? Je krijgt op een slimme manier overzicht over je taken

• zodat je hoofd rustiger blijft bij alles wat je moet doen
• zodat je beter keuzes kunt maken waar je meer/minder tijd aan kan besteden
• zodat je een helder handvat hebt voor een gesprek met je baas over jouw taken, tijd en prioriteiten.

  Hoe? Instructie deel 1: Taken in kaart brengen

• Cluster ALLES wat je zoal op een werkdag doet, ál je taken in maximaal 7 à 8 clusters.
• Dus ook de werkzaamheden die niet in je functieomschrijving staan maar die je toch doet! Zoals alle ad hoc vragen van collega’s, bepaalde overleggen waar je bij bent, taken die je overneemt van anderen etc.
• Tip: heb je er daar veel van? Maak evt een extra cluster met ‘ad hoc’ of ‘vragen van anderen’ etc.

Visualiseer het maar in maximaal 7 à 8 opbergbakken met etiketten erop. Het mogen ook 5 bakken zijn, of 6, maar geen 9 of meer. In die bakken zitten allemaal losse subtaken en -taakjes, maar die zie je pas als je echt onder de deksels kijkt. De eerste blik geeft echter rustig zicht op die 7 à 8 bakken.

Hoe? Instructie deel 2: Tijdbesteding in kaart brengen

• Geef in % de hoeveel tijd aan die jij ongeveer aan elke bak besteedt. (per week/maand/jaar, afhankelijk van functie)

Hoe? Instructie deel 3: Analyse van jouw tijd en prioriteit
Beantwoord voor jezelf de volgende vragen:

• Stel dat jouw leidinggevende wordt gevraagd een lijst met bakken te maken voor jou, komt daar dan dezelfde lijst uit? Neem je bakkenoverzicht mee voor een gesprek met hem/haar!
• Welke bakken slurpen de tijd op die je eigenlijk aan andere bakken wil geven? Welke bakken delven altijd het onderspit? Welke bakken zou je willen overdragen om toe te komen aan de bakken waar het je echt om gaat?

Hieronder een voorbeeld van een deelnemer:

Via deze bakken werd duidelijk welke uitvoerende taken veel tijd wegnamen van de taken op strategisch niveau. Dit was al wel vaker besproken met de leidinggevende, maar met deze lijst werd dat gesprek concreter. Ook konden deelnemer en leidinggevende beter overzien wat er moest veranderen, om daadwerkelijk tijd vrij te maken voor bepaalde taken.

Tot slot: In zijn algemeen is het zo, dat taken die vragen om een “doe”-modus (mail, telefoon, vergadering, korte to-to-taken) ongewenste tijd opslurpen van taken die je alleen in een “concentratie”-modus kan uitvoeren. Dat laatste omvat taken waar je echt even voor moet gaan zitten, zoals een beleidsrapportage schrijven, een project evalueren, reflecteren, een artikel lezen, of moeilijke of complexere projecttaken. Een mens schakelt niet zo snel om van de doe-modus naar de concentratie-modus. Dat heeft niets met zelfdiscipline te maken. Andersom gaat het echter heel gemakkelijk: slechts één telefoontje en je bent er alweer uit.

Daarom is er binnen de timemanagement maar één tip die werkt om toe te komen aan je concentratie-taken: ga afgezonderd werken. Mail uit, telefoon uit. Kantoortuin verlaten. Al is het maar 2 uur per week. En accepteer dat je dan even omschakeltijd nodig hebt voordat je echt in je concentratie zit. Dat hoort erbij. Je beloning? Een bevredigende dag, waarin je eindelijk toekomt aan ondergestofte taken. Succes!