Timemanagement. De tips.

Timemanagement los je niet op met slimme tips. Dat gezegd hebbende hier twee slimme tips.

 

De ervaring leert: een timemanagementvraagstuk los je niet op met trucjes. Lees daarom ook Timemanagement – ‘Het zou ons denk ik helpen wat tips krijgen om het nèt iets efficiënter aan te pakken’ Maar de meeste mensen zijn toch benieuwd naar die tips. Baat het niet dan schaadt het niet, denken ze. Speciaal voor hen hieronder twee slimme tips. 

 

1. Maak onderscheid tussen je doe-taken en concentratie-taken. Plan prikkelvrije tijdseenheden voor de concentratie-taken en bewaak die met je leven

Enerzijds heb je taken die uitvoert in een actieve doe-modus, zoals telefoon opnemen, vergaderen, korte mailtjes wegwerken. To-do’tjes afvinken, zeg maar.  De waan van de dag met al zijn prikkels brengt jou vanzelf in deze doe-modus; je klikt je mailbox open en je bent er al.

Anderzijds zijn er taken die je enkel kunt volbrengen in een concentratiemodus, waarin je achterover leunt en waarin je je aandacht verdiept. Dit zijn taken als een evaluatieverslag schrijven, een moeilijk telefoontje doen, nadenken over een nieuwe strategie voor volgend jaar. Jouw timemanagement-vraag is (een variatie op) de vraag ‘Hoe krijg ik het voor elkaar om daadwerkelijk toe te komen aan taken in de concentratiemodus? Ik plan ze wel in, maar kom er niet aan toe, omdat er altijd weer een adhoc taak uit de doe-modus-categorie doorheen fietst.’

Je bent niet de enige. Wil je toekomen aan de concentratietaken, dan is plannen niet genoeg. Dat ligt niet aan jouw zelfdiscipline. Het is biologisch: onze hersenen komen maar heel moeilijk in de concentratiemodus, maar zitten wel in no-time in de doe-modus.

Hoe breng je jezelf in de concentratiemodus? Het enige dat werkt, is dat je zo nu en dan een prikkelvrije enclave creëert van plaats en tijd, waarin je niet gestoord wordt door mail, telefoon of collega’s aan je buro. Voor minimaal een uur, maar liever nog voor twee. In die enclaves kun je de taken doen waarvoor je achterover moet leunen. Waarom prikkelvrij? Als bescherming voor je hersenen. Eén mail-pop-up of één telefoontje kan je immers alweer in de doe-modus zetten.

In alle andere tijd buiten die enclaves geef je je over aan de chaos van de waan van de dag. Wat inhoudt dat je dan eigenlijk enkel to-do’tjes af kunt vinken. Niks mis mee, maar vraag dan ook niet van jezelf dat je concentratietaken oppakt, want dat kunnen menselijke hersenen alleen in zo’n rust-enclave. Je plant dus niet alleen het moment voor geconcentreerd werk, je doet vooral moeite om de omstandigheden prikkelvrij te houden.

Hierbij houd je rekening met je bioritme en je zelfkennis. Als jij een ochtendmens bent, schrijf jij in de middag niet je beste rapport. Als jij van gezelligheid houdt, is jouw discipline niet bestand tegen een werkplek waar veel collega’s langslopen. In de praktijk kunnen mensen zich vaak alleen ’s ochtends echt goed concentreren, op een andere plek dan normaal. Thuis bijvoorbeeld.  Of wel op kantoor, maar dan op vrijdagen waarop er niemand is.

Hierbij nog een saillant detail: zelfs onder die excellente prikkelloze voorwaarden heeft het hoofd nog tijd nodig ‘erin te komen’. Dat levert omtrekkende bewegingen op, die makkelijk een kwartier duren: koffie halen, babbelen met een collega, plantjes water geven, stapeltjes papier verplaatsen. Uitstekend, goed bezig, ga daarmee door. Onze hersens hebben het nodig; je kalmeert de onrust en baant de weg voor ‘deep work’. Het slechtste wat je kan doen op zo’n moment is denken ‘dit schiet niet op, ik kan beter iets nuttigs gaan doen,’ om vervolgens je mailbox te openen. Weg is de concentratie; je staat weer in de doe-stand en stapt terug in de waan van de dag.

In 2017 heb ik een filmpje opgenomen waarin ik dit principe uitleg. Wil je een jonge Loes zien in de rol van trainer? Kijk dan hier naar uitleg over het duracell-konijn.

 

2. Geef verstoringen je volle aandacht

We kennen het allemaal: ben je net lekker bezig, staat er iemand aan je buro met een vraag. Om je concentratie niet te verliezen, blijf je met je handen boven het toetsenbord hangen en met een oog schuin op het scherm ‘Nee, zeg maar even, kan het kort?’ Jij licht geïrriteerd, de ander ongemakkelijk, kortom: echt werken doet het niet.

Hier de tip. We danken hem aan Paul Loomans, uit zijn boek ‘Ik heb de tijd’. Ik ken Paul niet, maar zijn tip is top: Als je gestoord wordt, aanvaard die verstoring dan volledig. Stop met waar je mee bezig was en wend je helemaal naar je collega, kind, of pakketbezorger. Sta op om te helpen. Doe wat je moet doen. Als helpen echt te lang zou duren, zeg dan met al je aandacht dat het nu niet gaat. Rond het gesprek goed af. Wend je dan weer volledig terug naar de taak waar je mee bezig was. Wat blijkt: je bent veel sneller weer in je concentratie dan als je de collega had afgescheept.

Dit werkt echt. En dat begrijp ik ook: timemanagement is aandachtsmanagement. We kunnen geen twee dingen tegelijkertijd. Niet zonder in de doe-modus te komen of onrustig te raken. Juist door mee te bewegen en in de volle aandachtsmodus te blijven, kan ons hoofd omschakelen van de ene taak naar de andere.

Er zijn heel veel mensen die deze tips geniaal vinden (wat ze ook zijn) maar voor wie het toch niet werkt. Deze mensen zijn niet gek of ongedisciplineerd. Er is dan gewoon iets anders nodig.

 

Meestal is er iets anders nodig om timemanagement aan te pakken. Nieuwsgierig wat dat bij jullie zou kunnen zijn? Neem contact op, ik kijk graag met jullie mee